Google Drive, il cloud storage multipiattaforma

Google Drive, il cloud storage multipiattaforma

Avete mai usato Google Drive? Non sapete cos’è?

Avete presente quei momenti in cui avete necessità di condividere con il vostro team file salvati chissà dove nel computer?

Ecco, Google Drive fa al caso vostro, infatti è molto utile in un contesto lavorativo perché permette a tutti i membri del team di rimanere sempre aggiornati sul lavoro reciproco, ma non solo…

Con questo servizio Google tutti possono vedere i file condivisi da un singolo membro del gruppo se si utilizza l’account aziendale dedicato, inoltre non è necessaria la presenza fisica in ufficio per visualizzare il lavoro. Ed ecco che senza rendersene contro si crea automaticamente uno storico dell’attività, salvando file e documenti nel cloud.

COS’È GOOGLE DRIVE?

Si tratta di un servizio di memorizzazione e sincronizzazione online.

Drive permette di: archiviare, condividere, modificare e visualizzare tipi diversi di file, oltre a permettere di sincronizzare in remoto computer e dispositivi mobili. Comprende quindi il file hosting, il file sharing e la modifica collaborativa di documenti fino a 15 gb gratuiti.

Google Drive è un servizio in ambiente Cloud computing (ovvero paradigma di erogazione di risorse informatiche caratterizzato dalla disponibilità on demand attraverso Internet).

Disponibile per i seguenti sistemi operativi: Macintosh; Windows XP, Windows Vista, Windows 7 e Windows 10 per i PC; Android per smartphone e tablet; iOS per iPhone, iPad ed iPod touch.

Inoltre è anche disponibile un nuovo strumento che Google offre in questo servizio: Backup e Sincronizzazione direttamente sul tuo pc.

Questo tool permette di condividere file da Drive agendo direttamente dal tuo computer.

All’interno di Google Drive si possono creare file o caricarli dal pc, inoltre è possibile usare programmi come Google Docs (simil Word), Google Sheet/Fogli (corrispettivo di Excel) e Presentazioni (simile a Power Point).

Questi ultimi sono utilizzabili attraverso diversi browser, anche se Chrome è il predefinito.

GOOGLE DRIVE PER IL LAVORO IN TEAM

Se utilizzi un account insieme ai tuoi colleghi ecco alcune cose a cui dovresti prestare attenzione.

Quando accedi su Drive  utilizzando l’account in comune, nella selezione Condivisi con me troverai tutte le cartelle e le sottocartelle caricate a tutti.

Quando carichi i file ricorda che il nome deve essere super intellegibile e con più dettagli possibili (in questo modo sarà più facile recuperarlo in futuro attraverso la funzione Cerca).

Sarebbe meglio organizzare tutti i file condivisi in cartelle e sottocartelle create logicamente, così sarà possibile per tutti fare delle ricerche più veloci e semplici nelle sotto directory.

CREARE UN ACCOUNT GOOGLE O ACCEDERVI.

Prima di tutto per utilizzare Drive è necessario creare un account Google, in quanto sia indispensabile per poter usufruire del servizio di cloud storage.

Per creare il tuo account Google dovrai collegarti alla pagina Google e cliccare sulla voce Accedi che si trova in alto a destra.

Nella pagina che si apre, dovrai fare clic sulla voce Altre opzioni e poi nel menù che si aprirà selezionare il pulsante Crea un account. Successivamente dovrai compilare il modulo che ti apparirà e seguire le indicazioni che visualizzerai per eseguire correttamente la procedura di creazione del profilo.

Se invece disponi già di un account Google dovrai semplicemente accedere con le tue credenziali.

I PRIMI PASSI IN GOOGLE DRIVE

Parlando del funzionamento pratico di questo servizio di cloud storage, ecco una piccola guida su come utilizzare questo servizio via Web, tramite il browser che usi per navigare in Internet.

Per accedere a Drive e cominciare a utilizzarlo devi collegarti alla Home Page del servizio. Visualizzata la pagina, fai clic sul pulsante Vai su Google Drive, effettua quindi l’accesso al servizio tramite il tuo account.

Quando richiesto, accedi al servizio inserendo i dati di login legati al tuo profilo Google (email e password).

Ti illustriamo ora gli strumenti messi a disposizione da Drive.

Se è la prima volta che utilizzi Google Drive, all’accesso comparirà una breve schermata di tutorial per spiegarti alcuni dettagli tecnici.

Tra questi ti verrà ricordato quanto spazio di archiviazione online avrai a disposizione, ovvero 15 GB gratuiti. Qualora esaurissi lo spazio gratuito, puoi espanderlo a pagamento, abbonandoti al servizio Google One.

Una delle utilità di Google Drive è data dal fatto che vi puoi caricare dei file al fine di crearne copie di backup accessibili online da qualsiasi computer, potrai inoltre creare delle cartelle per raggruppare più elementi. Infine, tutti i file caricati, potranno essere condivisi con altri utenti in maniera molto semplice (ti faremo vedere tra poco). 

Una volta terminato il tutorial premi sul pulsante Vai a Drive per proseguire in autonomia.

Inoltre ti ricordo che nelle Impostazioni vi è la Guida, potrai usarla per qualsiasi dubbio pratico e per conoscere i singoli passaggi di determinate procedure.

CARICARE FILE E CARTELLE CON GOOGLE DRIVE

Vediamo il primo strumento utile di Google Drive: il caricamento di file e cartelle.

Per condividere file come prima cosa si deve andare a premere sul pulsante Nuovo di colore blu che trovi in alto a sinistra. A questo punto le scelte sono date dai pulsanti Cartella (per creare una nuova cartella), Caricamento File (per caricare un file dal tuo computer) e Caricamento Cartella (per caricare direttamente una cartella di file da archiviare su Google Drive).

Seleziona il pulsante a seconda di quello che ti serve eseguire (per esempio Caricamento di File o Caricamento Cartella) e attendi che il file o la cartella vengano caricati su Drive.

Per caricare file o cartelle con Google Drive puoi anche utilizzare il drag and drop (fai clic su un file dal tuo computer e trascinalo nell’area centrale della schermata).

Sarebbe meglio originare i file direttamente nel formato Google. Oppure una volta caricati, i file possono essere convertiti in fogli di lavoro (è un’operazione che si può effettuare solo da computer). Aprendo il file, in alto alla pagina troverai centralmente la sezione Apri con documenti Google, in questo modo nella cartella compariranno due file: uno è quello caricato, l’altro è il nuovo in formato Google.

Le utilità di un foglio di lavoro Google sono due: offrire la possibilità a più persone di lavorare contemporaneamente sullo stesso documento ed essere sempre aggiornati in tempo reale. 

Quando il file o la cartella sarà caricato in maniera corretta, questo comparirà nella sezione principale di Google Drive, chiamata Il mio Drive.

CONDIVIDERE FILE E CARTELLE CON GOOGLE DRIVE

Una volta caricato un file o una cartella puoi condividerli con altri utenti.

Individua il contenuto che vorresti condividere, poi fai clic sopra ad esso con il tasto destro del mouse per aprire il menu con le opzioni di condivisione.

Per effettuare lo sharing del file clicca sulla voce Condividi (simbolo di un omino). Nella schermata che si aprirà indica il nome o l’indirizzo di posta elettronica della persona con la quale desideri condividere il file. Digita il dato nel campo di testo Persone presente nella schermata Condividi con altri utenti.

Dal menu laterale, invece, se fai clic sul simbolo della matita potrai modificare alcune opzioni di condivisione: potrai scegliere se la persona o le persone con cui vuoi condividere il file possono apportarvi o meno delle modifiche (può modificare), oppure se vuoi che abbiano solo la possibilità di commentare (può commentare) o soltanto di visualizzare (può visualizzare).

Quando completato, conferma le scelte premendo sul pulsante Fine.

Per altre opzioni di personalizzazione dei file da condividere, premi sulla voce Avanzate in basso a destra.

Hai a disposizione inoltre alcuni strumenti aggiuntivi che puoi vedere alla voce Impostazioni proprietario. In particolare, puoi mettere il segno di spunta alle voci Impedisci agli editor di modificare gli accessi e aggiungere nuove persone e/o Disattiva le opzioni di download, stampa e copia per commentatori/visualizzatori; in questo modo limiterai alcune azioni eseguibili nel file che stai per condividere. Per confermare premi sul pulsante Salva modifiche.

Ricordati che, le persone con cui hai condiviso il file con Google Drive potranno visualizzarlo ed eventualmente modificarlo soltanto effettuando l’accesso al servizio di cloud storage tramite il loro account Google.

E se vuoi condividere un file con Google Drive ma i tuoi colleghi non hanno un account Google?

C’è una soluzione: premi nuovamente sul pulsante per la condivisione del file tramite i passaggi spiegati poco fa, nella schermata Condividi con altri utenti, premi sulla voce Ottieni link condivisibile. In questo modo chiunque sarà in possesso di questo link potrà visualizzare il file ed eventualmente modificarlo o scaricarlo.

Tutti i file e le cartelle condivise saranno visualizzabili nella schermata principale di Google Drive (I miei Drive), ma non solo, saranno anche disponibili anche nella sezione Condivisi con me, che troverai nella barra laterale di Google Drive.

GOOGLE DRIVE PER ANDROID E IOS

Puoi usufruire delle funzionalità di Google Drive anche tramite il tuo smartphone o tablet Android e iOS, scaricando l’apposita applicazione da App Store per iOS o Google PlayStore per Android.

Ecco come condividere un file con Google Drive tramite l’applicazione per Android e iOS.

Per prima cosa devi fare tap sul file da condividere e poi premere sull’icona con i tre puntini situata in alto.

Adesso seleziona la voce Aggiungi persone dal menu che visualizzi per poi scegliere le persone con cui condividere il file. In alternativa, puoi rendere accessibile a tutti il file tramite la voce Ottieni link.

Eseguita questa operazione, dovrai seguire le indicazioni che ti abbiamo fornito precedentemente in relazione alla versione Web del servizio.

COME FUNZIONA BACKUP E SINCRONIZZAZIONE

Se desideri saperne di più su Backup e Sincronizzazione, il client ufficiale per desktop di Google Drive che ti permette di condividere file con Drive agendo direttamente da computer, sei nel posto giusto.

Backup e Sincronizzazione è uno strumento molto utile che ti permette di sincronizzare online tutti i file presenti sul tuo PC; per utilizzarlo devi collegarti alla pagina Web dedicata e poi fare clic sulla voce Scarica Backup e Sincronizzazione, infine su Accetta e scarica.

Quando lo avrai scaricato, esegui il file facendo clic su di esso. Quindi fai clic su se richiesto, per avviare l’esecuzione dell’installatore. Il software si installerà in maniera automatica, dopo di che dovrai premere sul pulsante Inizia.

Per installare Backup e sincronizzazione su Mac, dovrai aprire il pacchetto dmg che hai scaricato e copiarlo poi nella cartella Applicazioni di macOS, infine dovrai avviarlo. Arrivato a questo punto, i procedimenti sono gli stessi su Windows e Mac, scopriamoli insieme.

Una volta premuto sul pulsante Inizia dovrai effettuare il login al tuo account Google, inserendo la tua email e la tua password negli appositi campi.

Quando avrai effettuato il login premi sul pulsante Ok; in questo modo verrai rimandato alla sezione schermata Il mio Laptop, tramite la quale potrai scegliere manualmente le cartelle da sincronizzare online su Google Drive. Per proseguire, fai clic su Avanti.

Nella schermata successiva, scegli se sincronizzare tutte o solo alcune delle tue cartelle di Google Drive in locale sul tuo PC e poi premi su Avvia.

Puoi gestire queste preferenze di sincronizzazione in qualsiasi momento, ritornando su questa schermata di Backup e Sincronizzazione chiamata Preferenze.

CONDIVIDERE FILE CON BACKUP E SINCRONIZZAZIONE

Quando avrai configurato Backup e Sincronizzazione sul tuo Pc, potrai condividere i file, ecco come.

Da Windows clicca su Esplora Risorse, premi sulla voce Google Drive dalla barra laterale.

Visualizzati tutti i file presenti su Google Drive, potrai trascinare il file presente nel tuo PC nella finestra di Esplora Risorse > Google Drive che hai aperto. Una volta che il file si sarà caricato nella cartella in cloud, fai clic su di esso con il tasto destro del mouse. Scegli la voce Google Drive e fai poi clic sulla voce Condividi dal menu che visualizzi.

Su Mac, per accedere alla cartella di Google Drive dove caricare e condividere i file dovrai premere sull’icona del Finder (annessa al Dock) per poi fare clic sulla voce Google Drive dalla barra laterale di sinistra della finestra che ti viene mostrata.

Ed ora che conosci le potenzialità di Google Drive e sai come utilizzarlo da ogni dispositivo, potrai sicuramente lavorare meglio e più velocemente con il tuo team!

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