Project Management in Pills

Project Management in Pills

Project management, partiamo dalle basi!

Sei interessato al mondo del management e vuoi approfondire l’argomento? Noi di Digitalizzami abbiamo preparato per te una piccola raccolta di alcune delle informazioni più importanti da sapere sull’argomento… ecco a te le nostre pills!

Iniziamo da una breve definizione, che cosa vuol dire project management? La traduzione esatta è “gestione del progetto”, e anche se da sé è molto eloquente come definizione, non è ahimè sufficiente a descrivere appieno questa disciplina… potendola riassumere con qualche parola in più sarebbe: una professione trasversale che si occupa di gestire a 360° gli aspetti di un progetto di qualsiasi natura. È trasversale perchè è una gestione che si occupa del controllo e della cura di tutte le fasi di un “project”, dalla sua genesi alla sua conclusione, ed è a 360° perché il manager deve coordinarne minuziosamente tutti gli aspetti che lo compongono. Questa ampiezza è già apportatrice di complessità: un project manager deve essere un “funambolo” che si districa tra attività e skills che sono spesso molto diverse, dalla creazione alla comunicazione, dal coordinamento del team alla gestione del budget!

Da dove si comincia per un’attività di questo tipo? 

Anzitutto da un approccio manageriale che possiamo riassumere con il ciclo di Deming, PDCA, Plan – Do – Check – Act; che è volto alla Pianificazione, Implementazione/Test, Controllo e quindi Azione (Act o reAct)  serve per identificare i problemi e obiettivi, trovare ad essi possibili soluzioni e studiarle per poi implementarne la migliore.

Secondo il modello che ci piace usare a lezione, le fasi che compongono la vita di un progetto sono quattro, andiamo a scoprire quali sono!

COME NASCE UN’IDEA

Il primo step da affrontare per un project manager è l’ideazione, dietro ogni grande opera c’è sempre dietro una grande idea , anche in questo ambito è così. Come nasce un’idea? Sii curioso! Tieniti sempre informato e aggiornato sui nuovi trend e sulle nuove tendenze, leggi il giornale, ascolta sempre con attenzione, ricevere stimoli continui non farà altro che aumentare le possibilità di creare un’idea che funzioni. Gira, viaggia, ascolta… una buona idea può avere mille fonti diverse, anche le più inaspettate! 

Non possiamo non parlare di brainstorming, ovvero un afflusso di idee non strutturato proveniente da membri di un gruppo di lavoro e che si base sul concetto della libera associazione senza interruzioni.  Questo approccio permette la condivisione di input, idee, nozioni per risolvere quesiti di ogni tipo  così come incentiva ogni componente a dare spunti innovativi a servizio degli altri membri del gruppo. È indispensabile che segua a questa raccolta disordinata una fase più strutturale, procedendo a una cernita qualitativa delle idee (vi ricordate? l’abbiamo visto a lezione, creazione e sistematizzazione!).

Altro aspetto da considerare in questa prima fase è la definizione degli obiettivi, se ad esempio si vuole creare una startup (e siamo già nell’ambito di un macro progetto!) si dovrà aver ben chiaro in mente sotto che punto di vista si vuole innovare un determinato settore, così come se si sta per lanciare un nuovo prodotto sul mercato sarà necessario stabilire quali sono gli obiettivi in termini di impatto e di qualità che si vogliono raggiungere. Questo primo step è essenziale per la nascita di un progetto perché avere un traguardo chiaro aiuta a definire i vari passaggi necessari a raggiungerlo, definire questo percorso sarà proprio compito del project manager.

PIANIFICAZIONE E PROGETTAZIONE

Dopo aver sviluppato un concept e aver definito quale obiettivo di vuole raggiungere sarà il momento di stabilire il modo in cui farlo, ecco la fase della progettazione! Anzitutto dovremo analizzare i punti di forza, di debolezza, le opportunità e le minacce (ricordate la SWOT analysis!?) di un progetto, stabilendo i fattori endogeni ed esogeni che potrebbero ostacolare la riuscita dei nostri piani. Qui svilupperemo diversi piani…pianificare significa appunto sviluppare un piano delineato nei minimi dettagli che permetta di avere degli step intermedi che possano essere quantificati, in questo modo sarà più semplice controllare l’andamento generale del progetto. Il ruolo del project manager in questa fase consiste sia nel realizzare i vari piani (delle risorse umane, dei tempi, delle risorse finanziarie, della comunicazione ecc.ecc.), sia nel verificare che tutti i vari passaggi vengano rispettati, in modo da rimanere in linea con le deadline predefinite. La gestione del tempo è di fondamentale importanza nel project management, rischi e rallentamenti di qualsiasi natura sono sempre dietro l’angolo… sarà compito del project manager di valutare anche queste evenienze! All’interno della fase di pianificazione, il manager dovrà scegliere quali saranno i vari team che si occuperanno delle fasi del progetto, ogni gruppo si occuperà di un compito specifico, ricerca e sviluppo, produzione, comunicazione… avere dei collaboratori competenti e volenterosi risulterà fondamentale per il raggiungimento degli obiettivi nei tempi prestabiliti. Tre documenti cardine di questa fase sono il piano strategico, il gantt e il budget! 

Il piano strategico ci aiuta a definire (e a condividere all’interno del team) tutti gli elementi che definiscono il progetto stesso.

Il Gantt (digramma di gantt) è invece una temificazione di tutte le fasi e sottofasi che sono necessarie a raggiungere il progetto. Il Gantt tiene in considerazione le date di inizio e fine del progetto, le attività da svolgere e il lasso di tempo previsto per completare i diversi task. Il diagramma permette anche di monitorare come ogni compito si relaziona ad altri e il suo progresso nel tempo. 

Un elemento indispensabile nella fase di pianificazione è senza dubbio il budget; da esso dipendono le risorse, sia in termini di capitale umano che di materiali, che verranno messe a disposizione per la realizzazione del progetto; avrà una sezione costi e – il più delle voce – una sezione ricavi.

IMPLEMENTAZIONE

Una volta definite le scelte e le varie mosse da mettere in atto per concretizzare il progetto, sarà il momento di eseguirle, inizia dunque la terza fase, l’esecuzione (o implementazione).

Il project manager (o il project team) si dovrà occupare di verificare che ogni passaggio venga eseguito in maniera impeccabile. Il passaggio esecutivo è di fondamentale importanza, permette infatti di concretizzare il progetto nei suoi dettagli, aspetti come la produzione, la logistica, e il coordinamento delle varie sezioni assumono un’importanza elevatissima. Tutto ciò che avevamo visto nella fase di progettazione adesso prende corpo.

L’attività di coordinamento in questa fase è di fondamentale importanza, il project manager dovrà essere costantemente informato sull’andamento dei vari step progettuali. Avere un quadro chiaro della situazione permetterà al manager di gestire in maniera ottimale le risorse di cui dispone, inoltre disporre di queste informazioni gli permetterà di tenere aggiornati gli stakeholders sullo stato di avanzamento del progetto.

Il project manager si dovrà occupare di verificare che ogni gruppo di lavoro svolga alla perfezione i propri compiti, in questo modo verranno ridotti al minimo i problemi legati ai ritardiI rischi di questo tipo costituiscono un problema non da poco per la gestione di un progetto, i ritardi in alcune fasi ne causerebbero altri nelle successive, e così via dicendo, impedendo quindi di rispettare le scadenze. Nel caso in cui si dovessero presentare problemi questo tipo l’ideale sarebbe riuscire a ritornare sui propri passi, evitando quindi di modificare il progetto iniziale, in caso contrario sarà necessario ricorrere di nuovo ad una fase di progettazione. 

Cosa succede se “fila tutto liscio”? Tendenzialmente non succede quasi mai, anche attraverso una gestione manageriale perfetta dei minimi problemi ci sono sempre, motivo per il quale un buon project manager deve tenere in considerazione ogni singola evenienza durante la fase di progettazione.

Terminata la fase di implementazione, sarà il momento di entrare nell’ultima fase del project management (che spesso è bella che dimenticata!).

POST PROGETTO E VALUTAZIONE DEI RISULTATI

Il passaggio conclusivo del percorso di realizzazione di un progetto consta di alcune fasi operative (esempio la “logistica in uscita”) e pernea sopratutto attorno alla misurazione dei risultati ottenuti. Il compito del manager sarà di valutare attentamente quali punti sono stati rispettati e quali no, attraverso un confronto con gli obiettivi prefissati. L’analisi dei risultati è una prassi fondamentale per la crescita del team e del manager, osservare cosa si è svolto nella maniera corretta e cosa no permette di crescere in termini di esperienza e soprattutto di evitare di ripetere gli stessi errori per eventuali progetti futuri (ricordate il ciclo PDCA?). I risultati dovranno essere valutati sia in ottica di cosa è stato svolto, sia dal punto di vista della redemption del progetto… in soldoni se ha avuto successo o meno! Sarà poi il turno di gestire la comunicazione del progetto, sia ai clienti che ai fornitori, in linea di massima a tutti gli stakeholders che hanno partecipato a e contribuito alla realizzazione.

 

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