Gantt e Budget: due strumenti essenziali del Project Management

Gantt e Budget: due strumenti essenziali del Project Management

Oggi parliamo di due strumenti essenziali nella vita del project manager: il budget e il diagramma di Gantt. I temi di questo articolo trattano due fra le più importanti risorse nella vita della gestione dei progetti e del project management: il tempo e la gestione economica!

Se non li conosci o ne hai sentito solo parlare sei nel posto giusto, continua a leggere e troverai le tue risposte! Come al solito, cerchiamo di spiegarlo in modo semplice e passo per passo!

DIAGRAMMA DI GANTT

Partiamo dal diagramma di Gantt… Che cos’è? A cosa serve? Andiamo con ordine.

Gantt non è un acronimo, ma un cognome: dell’ingegnere americano Henry Lawrence Gantt, che inventò questo strumento per l’organizzazione del lavoro e la gestione dei progetti nel 1917. Pensa che questo diagramma esiste da più di 100 anni! Ma come funziona? Questo diagramma serve per dividere i compiti e distribuirli in un lasso temporale, in modo tale da poter vedere effettivamente la distribuzione del lavoro.

Su un diagramma di Gantt possiamo trovare una serie di elementi, vediamoli insieme!

DIVISIONE DEI COMPITI ATTRAVERSO IL GANTT

Che cosa possiamo trovare su un diagramma di Gantt?

In questa prima parte vengono divisi ed elencati tutte le fasi e sottofasi (in base alla complessità dellos tesso) che compongono un progetto. Per esempio, alla mia azienda di comunicazione viene affidata una campagna per un cliente, che cosa dovremo fare per portare a termine questo compito? Iniziamo ad elencare tutto: dalle prime sessioni di brainstorming e di setting con il committente alla valutazione, rendicontazione e alla fatturazione finale! Dobbiamo comunicare sui social e allora nel Gantt dividiamo le voci di tutti i social (Instagram, Facebook, TikTok ecc.ecc.); dobbiamo costruire una newsletter, e dividiamo pure i compiti per quello (costruzione del template, costruzione della lista a cui inviare le e-mail, inizio della campagna) e così via…

Inizio e fine di ogni progetto: per poter dividere i compiti nel team nel modo più efficiente dobbiamo anche capire quando fare iniziare e quando fare finire questi progetti. Quando si devono seguire tutti gli aspetti di un compito complesso l’ordine è la cosa essenziale, senza quello non si può neanche partire. Quindi all’interno di un diagramma di Gantt tutti i compiti avranno la loro tempificazione con una data specifica di inizio e di fine. Nota bene che ogni task avrà dei “sottotask” per poter svolgere ogni compito in ogni sua sfaccettatura/elemento.

Vediamo un Gantt molto semplice.

Arriva la parte più importante del diagramma e quella che salta subito all’occhio perché costituita da barre orizzontali, spesso di colori diversi. In questa sezione del grafico vediamo la rappresentazione visiva del tempo, che, a seconda del tipo di progetto, può essere un anno di lavoro diviso in settimane, un mese diviso in giorni, o un settimana divisa in ore. Le barre orizzontali che vedi rappresentano la durata del compito/task. Se hanno dei colori diversi questo può dipendere dal fatto che o sono mansioni affidate a persone diverse, o a team diversi oppure addirittura a uffici diversi all’interno di un’azienda! Ancora, c’è chi utilizza più colori in base al tipo di attività o chi evidenzia soltanto le fasi particolarmente critiche con un colore diverso (ogni organizzazione ha delle proprie guideline!).

Se delle barre si sovrapporranno significherà che queste mansioni saranno portate avanti nello stesso periodo di tempo. 

Questa è la spiegazione minuziosa di un diagramma di Gantt, ma perché è così importante nel project management?

Quando devo portare a termine un compito, la pianificazione strategica è alla base di qualsiasi lavoro, senza di quella non posso diventare operativo e sicuramente farò degli errori! Bisogna sempre ricordarsi che il project management ha alla base tre pilastri fondamentali: pianificazione strategica, diagramma di Gantt (divisione dei ruoli e dei tempi) e budget (divisione delle risorse economiche).

La pianificazione comprende sia la divisione dei compiti sia l’utilizzo del budget, tema che trattiamo adesso. 

 

BUDGET E PIANIFICAZIONE, PERCHÉ È COSÌ IMPORTANTE

Dopo aver parlato della risorsa del tempo e di quanto sia essenziale saperla sfruttare al massimo, anche perché sappiamo benissimo quanto ce ne sia sempre meno rispetto ai compiti da svolgere, parliamo della seconda risorsa essenziale nel project management: il BUDGET!

Con la parola “Budget” si intende un documento ovvero quello che una volta veniva chiamato “bilancio previsionale“; con “budgeting” si intende l’attività di composizione dello stesso ossia quella di redigere il bilancio, o comunque di svolgere tutti quei compiti che permettano ad un’azienda di capire come pianificare e allocare le risorse economiche a disposizione.

COME SI COSTRUISCE UN BUDGET? 

Chi se ne occupa nello specifico? Dipende soprattutto dalla dimensione dell’azienda, ma anche dal tipo… In una Start-up di piccole dimensioni questo compito potrebbe essere svolto direttamente dai soci fondatori, oppure potrebbe essere un servizio che viene richiesto ad un contabile esterno. 

In ogni caso la prima regola per scrivere un buon bilancio è conoscere minuziosamente le caratteristiche della propria azienda (o del proprio progetto) e di quello che offre. Per la parte meccanica che riguarda la costruzione del budget, si può usare uno strumento che in questo settore dovremmo conoscere bene: il buon caro vecchio Excel!

A COSA SERVE IL BUDGET

Costruire un budget in modo appropriato serve a una serie di cose essenziali per lavorare al meglio, come:

  • essere sicuri che il progetto (o business se il budget è riferito all’intera attività) stia “in piedi” da un punto di vista economico (cioè che i ricavi siano pari o superiori ai costi, e questo si chiama equilibrio economico) e finanziario (cioè che i flussi in entrata siano coerenti con i flussi di uscita, e questo si chiama equilibrio finanziario);
  • controllare e coordinare il team, molto semplicemente, se so di avere già destinato una certa somma per la comunicazione, allora so che tutto il team della comunicazione potrà lavorare in funzione di quella somma;
  • motivare il team e i partner, se ad un soggetto terzo faccio vedere una parte del mio budget, e gli mostrerò di aver già calcolato tutto (sia in entrata sia in uscita), esprimerò serietà manageriale e professionalità… e se il budget è cospicui anche solidità;
  • convicere sponsor e partner, se mostro ad uno sponsor il mio budget e faccio vedere che “sta in piedi” da un punto di vista economico e finanziario, risulterò molto più credibile e finanziabile!

IN COSA SI DIVIDE IL BUDGET?

Per costruire un budget io ho bisogno di fare due step FONDAMENTALI, analizzare i costi e ricavi.

I costi:

I costi sono la remunerazione di tutte le risorse che occorrono al mio progetto; per meglio cercare di identificarli tutti diciamo che all’interno di un budget si dividono in tre tipi; proviamo a farla molto ma molto semplice:

  • costi diretti: sono tutti quei costi che io effettivamente sostengo se nella realtà porto a termine il mio progetto e sono direttamente correlati ad essi. In altre parole quei costi che se il progetto non si dovesse poi realizzare, non verrano sostenuti;
  • costi indiretti: sono i costi che l’organizzazione normalmente sostiene sia che il progetto venga portato a termine sia che no. Come costi indiretti possiamo citare gli stipendi del personale assunto o l’affitto del nostro ufficio;
  • costi (o oneri) figurativi: concetto un po’  più complicato ma importantissimo per molti project manager, valutano il valore del tempo e di risorse che già si hanno a disposizione. Sono costi fondamentali che nella realtà non sono effettivamente sostenuti, spesso corrispondono maggiormente a dei guadagni mancati. Per spiegarci meglio, per lavorare a un determinato progetto impiego diverse ore del mio tempo o mie risorse personali (il pc? l’auto?) che di certo non hanno la necessità di essere remunerati nell’immediati perchè sono già in mio possesso… spesso vengono dimenticato nella valutazione economica di un progetto e danno luogo a delusioni future… sono risorse che avrei potuto impiegare in altri progetti, quindi nel budget vanno considerati e inseriti!

I ricavi

I ricavi sono un discorso diverso, perché posso conoscere molto meglio i costi, i ricavi alcune volte sono previsionali. Ad ogni modo, nei ricavi devo inserire:

  • inizio scrivendo una “lista dei sogni”, cioè faccio una serie di brainstorming con tutti gli altri componenti del mio team dove scrivo tutte le forme potenziali di finanziamento o ricavo del mio progetto;
  • ipotizzo poi verosimilmente a quanto ammonterebbero, identificando tutte le voci; anche qui è importante non lasciare mai nessuna voce troppo vaga o al caso…ogni stima deve essere determinata da ipotesi di vendita quanto più oggettive e verificate;
  • se si parla di un progetto breve o di un evento è essenziale pensare a delle sponsorhip tecniche (se sto organizzando un evento, una cantina potrebbe fornire del vino in cambio di visibilità). Nota bene, in questo caso consigliamo comunque di mantenere nella voce dei costi l’ammontare che si andrebbe a spendere senza la sponsorhip tecnica, e poi nei ricavi lo stesso ammontare in positivo tra i ricavi in funzione della regalia che la pareggia e quindi la annulla).

Un consiglio? Siete alla prima esprienza di budget? Beh rischierete come tutti noi di essere molto ottimisti nelle stime… siate il più possibile oggettivi nella determinazione dei potenziali ricavi ma una volta tirato il totalone applicate anche un “taglio” del 50%; questo per essere oltremodo conservativi e prudenziali …potrete aggiornare poi le stime mentre il progetto prende forma e probabilmente lo farete con entusiasmo.

Ora hai le basi riguardo a diagramma di Gantt e budget! Ricorda che la pianificazione strategica è la prima cosa, la più importante, deve essere il manuale di istruzioni del tuo progetto. La prima cosa che vai a leggere prima di costruire tutto il resto.

Se avessi ancora dei dubbi non dimenticarti che abbiamo altri articoli sul project management! Oppure commenta qui sotto!

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