Project management, partiamo dalle basi!
Sei interessato al mondo del management e vuoi approfondire l’argomento? Noi di Digitalizzami abbiamo preparato per te una piccola raccolta di alcune delle informazioni più importanti da sapere sull’argomento… ecco a te le nostre pills!
Iniziamo da una breve definizione, che cosa vuol dire project management? La traduzione esatta è “gestione del progetto”, e anche se da sé è molto eloquente come definizione, non è ahimè sufficiente a descrivere appieno questa disciplina… potendola riassumere con qualche parola in più sarebbe: una professione trasversale che si occupa di gestire a 360° gli aspetti di un progetto di qualsiasi natura. È trasversale perché è una gestione che si occupa del controllo e della cura di tutte le fasi di un “project”, dalla sua genesi alla sua conclusione, ed è a 360° perché il manager deve coordinarne minuziosamente tutti gli aspetti che lo compongono. Questa ampiezza apporta complessità già di per sé: un project manager deve essere un “funambolo” che si districa tra attività e skills che sono spesso molto diverse, dalla creazione alla comunicazione, dal coordinamento del team alla gestione del budget!
Da dove si comincia per un’attività di questo tipo?
Anzitutto da un approccio manageriale che possiamo riassumere con il ciclo di Deming, PDCA, Plan – Do – Check – Act; che è volto alla Pianificazione, Implementazione/Test, Controllo e quindi Azione (Act o reAct) serve per identificare i problemi e obiettivi, trovare ad essi possibili soluzioni e studiarle per poi implementarne la migliore.
Secondo il modello che ci piace usare a lezione, le fasi che compongono la vita di un progetto sono quattro, andiamo a scoprire quali sono!
COME NASCE UN’IDEA
Il primo step da affrontare per un project manager è l’ideazione, dietro ogni grande opera c’è sempre dietro una grande idea, anche in questo ambito è così. Come nasce un’idea? Sii curioso! Tieniti sempre informato e aggiornato sui nuovi trend e sulle nuove tendenze, leggi il giornale, ascolta sempre con attenzione, ricevere stimoli continui non farà altro che aumentare le possibilità di creare un’idea che funzioni. Gira, viaggia, ascolta… una buona idea può avere mille fonti diverse, anche le più inaspettate!
Non possiamo non parlare di brainstorming, ovvero un afflusso di idee non strutturato proveniente da membri di un gruppo di lavoro e che si base sul concetto della libera associazione senza interruzioni. Questo approccio permette la condivisione di input, idee, nozioni per risolvere quesiti di ogni tipo così come incentiva ogni componente a dare spunti innovativi a servizio degli altri membri del gruppo. È indispensabile che segua a questa raccolta disordinata una fase più strutturale, procedendo a una cernita qualitativa delle idee (vi ricordate? l’abbiamo visto a lezione, creazione e sistematizzazione!).
Nella fase di sistematizzazione è consigliabile realizzare un power point seguendo le famose 5W di matrice giornalistica (Why, Who, What, When e Where) che ci aiuteranno a definire il nostro obiettivo principale, a chi è rivolto il nostro evento (realizzando un identikit della nostra personas), i contenuti offerti, i luoghi e i momenti che meglio si addicono allo stile di vita del nostro pubblico di riferimento.
PIANIFICAZIONE E PROGETTAZIONE
Dopo aver sviluppato un concept e aver definito quale obiettivo si vuole raggiungere sarà il momento di stabilire il modo in cui farlo, ecco la fase della progettazione! Anzitutto dovremo analizzare i punti di forza, di debolezza, le opportunità e le minacce (ricordate la SWOT analysis!?) di un progetto, stabilendo i fattori endogeni ed esogeni che potrebbero interferire con la nostra abilita di raggiungere l’obiettivo, compromettendo la performance o che invece potremmo sfruttare a nostro vantaggio. Qui svilupperemo diversi piani…pianificare significa appunto sviluppare un programma delineato nei minimi dettagli che permetta di avere degli step intermedi che possano essere quantificati, in questo modo sarà più semplice controllare l’andamento generale del progetto. Il ruolo del project manager in questa fase consiste sia nel realizzare i vari piani (delle risorse umane, dei tempi, delle risorse finanziarie, della comunicazione), sia nel verificare che tutti i vari passaggi vengano rispettati, in modo da rimanere in linea con le deadline predefinite.
All’interno della fase di pianificazione, il manager dovrà scegliere quali saranno i vari team che si occuperanno delle fasi del progetto, ogni gruppo si occuperà di un compito specifico, ricerca e sviluppo, produzione, comunicazione… avere dei collaboratori competenti e volenterosi risulterà fondamentale per il raggiungimento degli obiettivi nei tempi prestabiliti. Tre documenti cardine di questa fase sono il piano strategico, il gantt e il budget!
Il piano strategico ci aiuta a definire tutti gli elementi che definiscono il progetto stesso e a condividerlo con i membri interni al team ed esterni, per richiedere sponsorizzazioni o partnership. Esso parte da un’analisi delle 5W di cui abbiamo precedentemente parlato e può contenere un’analisi SWOT e URCA (Use, Reduce, Catch, Avoid). A partire da un’analisi sempre più dettagliata del piano strategico viene fuori il piano operativo o piano della produzione (es. dove compreremo ogni singolo materiale)
Il Gantt (digramma di gantt) è invece uno schema calendarizzato di tutte le fasi e sottofasi che sono necessarie a completare il progetto, dall’inizio fino al post evento. Il Gantt tiene in considerazione le date di inizio e fine del progetto, le attività da svolgere e il lasso di tempo previsto per completare le diverse task. Il diagramma permette anche di monitorare come ogni compito si relaziona ad altri e il suo progresso nel tempo. Nel grafico possiamo individuare delle zone in rosso, dette anche Turning Point, ovvero giorni o operazioni cruciali la cui mancata o impropria realizzazione potrebbe compromettere la riuscita dell’evento.
Un elemento indispensabile nella fase di pianificazione è senza dubbio il budget; da esso dipendono le risorse, sia in termini di capitale umano che di materiali, che verranno messe a disposizione per la realizzazione del progetto; il budget è un bilancio preventivo o previsionale costituito dalle voci dei costi, che possono essere diretti, indiretti o figurativi, e dei ricavi attinenti a un progetto o a un’organizzazione.
IMPLEMENTAZIONE
Una volta definite le scelte e le varie mosse da mettere in atto per concretizzare il progetto, sarà il momento di eseguirle, inizia dunque la terza fase, l’esecuzione (o implementazione).
Il project manager (o il project team) si dovrà occupare di verificare che ogni passaggio venga eseguito in maniera impeccabile. Si presuppone che in questa fase si abbia già una conoscenza approfondita della location ottenuta grazie a un sopralluogo che, con l’aiuto di foto e video, ci darà informazioni certe sul materiale già presente sul sito dell’evento e quello che poi andrà acquistato o spostato.
L’attività di coordinamento in questa fase è di fondamentale importanza, il project manager dovrà avere un quadro chiaro della situazione, grazie anche a una scaletta dettagliata dell’evento che dovrà includere un numero sempre maggiore di informazioni in base alla complessità dell’evento. In questo modo, il manager potrà gestire in maniera ottimale le risorse di cui dispone e permetterà di tenere aggiornati gli stakeholders sullo stato di avanzamento del progetto.
L’attività di coordinazione dovrà essere tale da fare in modo di ridurre al minimo i problemi legati ai ritardi. I rischi di questo tipo costituiscono un problema non da poco per la gestione di un progetto, i ritardi in alcune fasi ne causerebbero altri nelle successive (denominate nel GANTT come fasi catenaccio), e così via dicendo, impedendo di rispettare le scadenze. Nel caso in cui si dovessero presentare problemi di questo tipo, l’ideale sarebbe riuscire a ritornare sui propri passi, evitando quindi di modificare il progetto iniziale. In caso contrario sarà necessario ricorrere di nuovo ad una fase di progettazione.
Cosa succede se “fila tutto liscio”? Tendenzialmente non succede quasi mai, anche attraverso una gestione manageriale perfetta dei minimi problemi ci sono sempre, motivo per il quale un buon project manager deve tenere in considerazione ogni singola evenienza durante la fase di progettazione.
Quando l’evento è ormai imminente è bene scrivere un brief, ovvero un documento fisico o una mail che ha lo scopo di riassumere informazioni riguardanti le esigenze del cliente, la natura dell’evento e i dettagli riguardanti il suo svolgimento, servirà a dare indicazioni sul lavoro che ognuno andrà a svolgere.
Fase chiave di qualsiasi progetto è senza dubbio la comunicazione, che può avvenire online, tramite la pubblicazione di contenuti social organici o sponsorizzati, online adverstising (PPC), microinfluencing, email marketing con newsletter e direct email marketing (DEM), blogging oppure offline grazie ad affissioni, giornali, volantini, televisione, radio, gadget, eventi, pr (sia online che offline), telemarketing e guerilla marketing.
Terminata la fase di implementazione, sarà il momento di entrare nell’ultima fase del project management (che spesso è bella che dimenticata!).
POST PROGETTO E VALUTAZIONE DEI RISULTATI
Il passaggio conclusivo del percorso di realizzazione di un progetto consta di alcune fasi operative (esempio la “logistica in uscita”) e si incentra soprattutto attorno alla misurazione dei risultati ottenuti. Il compito del manager sarà di valutare attentamente quali punti sono stati rispettati e quali no, attraverso un confronto con gli obiettivi prefissati.
L’analisi dei risultati è una prassi fondamentale per la crescita del team e del manager, osservare cosa si è svolto nella maniera corretta e cosa no permette di crescere in termini di esperienza e soprattutto di evitare di ripetere gli stessi errori per eventuali progetti futuri (ricordate il ciclo PDCA?).
I risultati dovranno essere valutati sia in ottica di cosa è stato svolto, sia dal punto di vista della redemption del progetto… in soldoni se ha avuto successo o meno! Sarà poi il turno di gestire la comunicazione del progetto, sia ai clienti che ai fornitori, in linea di massima a tutti gli stakeholders che hanno partecipato a e contribuito alla realizzazione.
Nello specifico le attività post evento comprendono:
· Logistica post evento che consiste nel liberare la location e riportare indietro tutta l’attrezzatura;
· Fatturazione;
· Rendicontazione e contabilità dove, tramite l’analisi dei discostamenti, mettiamo a confronto il budget preventivo realizzato nella progettazione con quello consuntivo, ovvero i dati reali dell’evento, permettendoci di capire quanto sia stata affidabile la nostra analisi iniziale e come migliorare per i progetti futuri;
· Comunicazione post in cui mettiamo in evidenza gli aspetti positivi del nostro progetto con il supporto di foto e video che ci saranno di supporto nella ricerca di sponsorizzazioni e partnership future. Inoltre, ringraziamo i partecipanti con il thank you mailing, questo ci sarà utile a mantenere una relazione con la community;
· Follow up e valutazione in cui chiediamo a ciascun membro del team la sua impressione in maniera del tutto individuale che ci permetterà di analizzare il fenomeno da molteplici punti di vista e valutare le criticità e i difetti della progettazione.
Speriamo che questo approfondimento possa esserti stato utile, se vuoi saperne di più su argomenti come il project management e il digital marketing abbiamo il corso che fa per te! Digitalizzami 4 Social, il corso gratuito di marketing/management digitale è tornato, che aspetti ad iscriverti e raggiungerci in classe?